Tavoitteen asettamisen 4T-malli, osa 3: 4T-malli soveltaminen käytäntöön

Aihealue(et):
Avainsana(t):

4 T -malliLue 4T-mallin aiemmat osat täältä ja täältä.

 

4T-malli vastaa niihin ongelmiin, joita useimmilla yksilöillä ja organisaatioilla on tavoitteiden ja tehtävien kanssa. Malli kiteyttää ymmärryksen, jonka tutkimus ja käytäntö ovat osoittaneet toimivaksi. Malli on yksinkertainen ja tehokas.

Neljä teetä edustavat tavoitteenasettelun neljää tasoa: Tarkoitus, Toimenpide, Tavoite ja Tehtävä. Miten ja mihin tätä neljän tason periaatetta sitten sovelletaan käytännössä?

Ensinnäkin sitä sovelletaan tarkoitukselliseen toimintaan. Toiminnan aikaperspektiivi tai laajuus voi olla mitä vain lyhyistä ajanjaksoista vuosiin.

Mallia sovelletaan sekä ennen toimintaa, että toiminnan aikana. Ennen toimintaa 4T-malli on suunnittelun väline. Ryhmätoiminnassa se auttaa lisäämään yhteisymmärrystä tilanteesta ja halutusta lopputuloksesta. Toiminnan aikana mallin avulla voidaan palauttaa mieleen tarkoitus ja tavoitteet ja siten fokusoida tekeminen entistä tarkemmin tehokkaisiin toimenpiteisiin ja tehtäviin.

Parhaiten mallin käyttöä kuvannevat esimerkit.

Kuva: j9sk9s, Flickr

Esimerkki yksilötasolla

Tarkoitus
Omasta kunnosta huolehtiminen.

Toimenpiteenä
kuntosaliharjoittelu ja juoksulenkkeily.

Tavoitteena
suoritustasotavoite ”käyn kolme kertaa viikossa salilla ja kaksi kertaa lenkillä” tai jokin päämäärätavoite kuten ”jaksan juosta maratonin” tai ”nostan jalkakyykystä oman painoni”

Tehtävinä
Tee kuntosaliohjelma
Hanki kuntosalijäsenyys
Osta juoksukengät
Hanki sykemittari
Palkkaa personal trainer


Esimerkki organisaatiotasolla

Tarkoitus
Ajan vapauttaminen hallinnosta varsinaiseen tekemiseen

Toimenpiteinä
Kokousten vähentäminen
Taloushallinnon sujuvoittaminen

Tavoitteena
Kokousten määrä puolittuu ja kokousten keskimääräinen kesto laskee yhteen tuntiin.
Taloushallintoon käytettävä aika laskee kolmasosaan vuoden 2016 tasosta.

Tehtävinä
Uudet kokousohjeet
Kokousten vetäjien kouluttaminen
Jokaisen kokouksen esityslista on kaikilla osanottajilla etukäteen
Laskutusten siirto tilitoimistolle
Uusi matkalaskupohja
Jokaiselle kännykkään mobiilisovellus, jolla kuitit voidaan skannata


Käytännön työvaiheet soveltamiseen

  1. Pohdi /keskustele hetki nyt käsittelyssä olevan toiminnan / toimintamuodon tarkoituksesta. Miksi? Mikä on perimmäinen syy tälle toiminnalle?
  2. Ideoi toimenpiteitä, jotka palvelevat tarkoitusta.
  3. Toimenpiteiden jälkeen palaa tarkoitukseen. Tee nyt tarkoituksesta täysin selvä itsellesi ja muille.
  4. Valitse ideoista ne toimenpiteet, jotka palvelevat tarkoitusta. Kaikkea ei kannata tehdä, vain tehokkaat.
  5. Aseta jokaiselle valitulle toimenpiteelle täsmällinen tavoite.
  6. Listaa tehtävät, jotka palvelevat tavoitetta.
  7. Määritä tehtävien tärkeysjärjestys.
  8. Aloita, toteuta, tee työtä.
  9. Palaa säännöllisesti tarkoitukseen ja tee sen pohjalta muutoksia toimenpiteisiin, tavoitteisiin ja tehtäviin.

 

4T–mallin hyödyt

  • Tekemisen fokus paranee
  • Turhaa tekemistä jää pois
  • Tekemisen tulosten arviointi helpottuu
  • Tekemisen hahmotus helpottuu
  • Tehtävien määritys helpottuu

Yhteenveto: tekemisestä tulee tehokasta.

Mallin soveltaminen vaatii tietenkin alkuun harjoittelua. Toistoja, toistoja, palaamista neljän tason periaatteeseen. Toistojen kautta jo lyhyessä ajassa mallin periaatteista tulee selkäranka, johon alat tukeutua huomaamattasi. Mallin avulla tuloksesi alkavat parantua, usko pois. Tai oikeastaan älä usko, vaan kokeile. Huomaat eron varmasti.

PS: Jos tarvitsette apua mallin käyttöönotossa, niin ota yhteyttä petri.toikkanen (at) eetanet.fi tai alla olevalla lomakkeella.

Suurella ilolla otan vastaan myös kaiken palautteen itse mallista. Laita meiliä, pistä viestiä somessa ja keskustellaan.