Tavoitteen asettamisen 4T-malli, osa 2: 4T-mallin periaate ja käyttö

Aihealue(et):
Avainsana(t):

4 T -malli

Tässä kirjoituksessa esittelen mallin, joka auttaa yksilöitä ja organisaatioita asettamaan tavoitteet. Mallia voi soveltaa lähes mihin tahansa toimintaan, ja väitän siitä olevan apua lähes kenelle tahansa tai mille organisaatiolle hyvänsä.

4T-mallin periaate: neljän tason tarkastelu

4T-mallin käyttäminen on helppoa. Sinun tarvitsee vain ymmärtää kantava neljän teen eli neljän tason periaate. Periaatteen pohjalta pystyt soveltamaan mallia omaan tilanteeseesi. 4T-mallissa kaikkea tekemistä tarkastellaan neljällä tasolla, mikä täsmällistää sekä tavoitteenasettelua että toimintaa. Neljä tasoa ovat:

1) Tarkoitus

Kaiken perusta on tarkoitus.

Tarkoitus on tekemisen syy. Miksi juuri tätä tekemisen kokonaisuutta ollaan tekemässä?

2) Toimenpiteet

Jokainen toimenpide on tarkoituksenmukainen.

Toimenpide on rajattavissa oleva järjellisesti yhteenkuuluvien tehtävien kokonaisuus.

3) Tavoitteet

Jokainen toimenpide sisältää yhden tai useamman tavoitteen.

Tavoite on tulevaisuudenkuvaus halutusta lopputulemasta.

4) Tehtävät

Jokainen tehtävä on tavoitteen mukainen.

Tehtävä on yksittäinen selkeärajainen työtä vaativa teko.

Kaikki lähtee tarkoituksesta. Ei tulisi olla mitään tekemistä, jolle ei ole harkittua syytä. Tarkoituksen selkiyttäminen ja mielessä pitäminen parantaa aina toiminnan fokusta. Tarkka fokus puolestaan vähentää turhaa tekemistä.

Tarkoitusta edistetään toimenpiteillä. Toimenpiteet palvelevat tarkoitusta. Ero toimenpiteen ja tehtävän välillä on tärkeä ymmärtää.  Toimenpide sisältää lukuisia tehtäviä. Se on tehtävien joukko, joka edistää tarkoitusta. Toimenpide tulee ajatuksellisesti erottaa tehtävästä, koska pelkkää ”tehtävä”-käsitettä käyttämällä isotkin kokonaisuudet joutuvat samaan koriin yksittäisten pienten tehtävien kanssa. Sellainen johtaa tehtävien hallinnan kaaostumiseen ja turhaan mielen kuormittumiseen. Toimenpiteiden ideointi ja valinta nimenomaan suhteessa tarkoitukseen auttaa rajaamaan tekemisen vain tehokkaisiin keinoihin.

Tavoitteen asettaminen jokaiselle toimenpiteelle auttaa puolestaan toimenpiteen rajojen hahmottamista. Toimenpiteen rajat liittyvät käytettäviin resursseihin: aikaikkunaan, työn määrään ja taloudellisiin panostuksiin. Hyvin asetettu tavoite on 1) tarkka, 2) aikataulutettu, 3) realistinen, 4) mitattava ja 5) olennainen. Se on siis selkeä kuvaus siitä, mitä halutaan saada aikaan ja missä ajassa. Ajan lisäksi se sisältää laadullisen tai määrällisen määritteen, joista tiedetään, että tavoite on saavutettu. Hyvin asetettu tavoitteeseen sisältyy myös realistinen pohdinta resursseista. Vaativa tavoite vaatii suuria resursseja, vaatimaton tavoite saavutetaan pienin resurssein. Olennainen tarkoittaa, että tavoite on suhteessa sekä tarkoitukseen että muihin saman toimenpiteen tai muiden toimenpiteiden tavoitteisiin – toisin sanoen yksittäinen tavoite ei aseta estettä tai merkittävää haittaa muille tavoitteille ja toimenpiteille. Lisää tavoitteen asettamisen TARMO-kaavasta tässä videossa.

Lopuksi määritellään tehtävät. Kaikkien tehtävien tulee edesauttaa tehokkaasti tavoitteeseen pääsemistä. Jos tehtävä näyttää menevän sivuraiteelle tavoitteesta, se tulee jättää tekemättä. Samoin jos tehtävä vaatii liikaa resursseja suhteessa hyötyyn tavoitteelle, sen poistamista tulee harkita.  Kriittisyyden määrittäminen auttaa tässä pohdinnassa. A-luokan tehtävät ovat aivan välttämättömiä tavoitteen saavuttamisen kannalta. B-luokan tehtävät auttavat tai ovat osa A-luokan tehtäviä. B-luokan tehtävistä ei kuitenkaan tarvitse tehdä kaikkia, vaan sopiva taso on 7/10 tehtävästä. Viimeisenä on C-luokka, joka on bonusta, luksusta ja hiontaa. Näitä tehdään, jos ehditään, mutta yhtä hyvin voidaan myös jättää tekemättä.

Miten ja mihin tätä neljän tason periaatetta sitten sovelletaan käytännössä? Sen kerron seuraavassa postauksessa.

PS: Jos sinulle tulee sitä ennen kysymyksiä mieleen, niin olehan yhteyksissä.

Artikkeliin liittyvät videoblokkaukset