Vapaaehtoisen tehokas ajankäyttö

Aihealue(et):
Avainsana(t):

tiimalasitTekemistä vapaaehtoistoiminnassa on aina paljon ja aikaa vähän. Tehokas ajankäyttö onkin yksi vapaaehtoistoimijan tärkeimpiä taitoja. Hyvillä ajankäytön taidoilla pidät huolta itsestäsi ja toiminta pysyy sinulle mielekkäänä.

Tässä seitsemän vinkkiä tehokkaaseen ajankäyttöön.

Päätä resurssisi. Aikaresurssi täytyy olla selvillä, muuten et voi suunnitella. Tarvitset oman päätöksen tästä. Ei se ole itsekästä vaan kaikkien etu. Muuten huomaat, kuten moni meistä on huomannut omalla kohdallaan, että aikaa kuluu tuhottoman paljon ja olet hyvää vauhtia juoksemassa seinään.

Betonoi suunnittelurutiinisi. Sotkuisen ajankäytön saat reilaan suunnittelemalla, ja suunnittelukin vie aikansa. Mitä parhain keino tehokkaaseen suunnitteluun on luoda sille vakioajankohta. Itselläni se on maanantaiaamu ja lisäksi joka aamusta muutama minuutti. Löydä oma rutiinisi, betonoi se kalenteriisi, älä lipsu.

Arvaa tehtävien kesto. Tuloksellinen suunnittelu vaatii arvioita tehtävien kestosta. Tunti on sopiva suure. Sellaiset arviot kuin puoli päivää tai viikko eivät auta, jos viikon työn joutuu tekemään kolmen viikon ajanjaksolla. Ja yleinen totuus on, että arviot menevät hyvin usein alakanttiin. Viisas varaa aikaa tekemiseen sellaisen 1,3–1,5 kertaa arvionsa verran.

Valitse työkalut ja käytä niitä. Onko kalenterisi tai tehtävälistasi netissä vai paperissa ei ole tärkein kysymys, vaan se, onko sinulla ylipäänsä välineet. Itse tykkään paperista ja kynistä, joku toinen hallitsee aikaansa pilvessä. Ei ole mitään patenttiratkaisua. Sinun täytyy löytää ne välineet, jotka toimivat juuri sinulla.

Tee toistuvat tehtävät kerralla hyvin.  Suurin osa tekemisestä toistuu. Tee toistuva tehtävä yhden kerran erinomaisesti.  Aikaa kuluu tietysti enemmän kuin keskinkertaiseen räpellykseen, mutta juju piilee toistettavuudessa. Hyvin tehdyn suorituksen voit toistaa samanlaisena seuraavana vuonna, kuukautena tai viikkona.

Time-boxaa kokoukset ja palaverit. Kokoukset ovat yhdistystoiminnan pahimpia aikasyöppöjä. Time boxing -tekniikka auttaa. Yksinkertaisuudessaan se on päätös kestosta etukäteen. Vetäjänä voit paukauttaa heti alkuun, että ”kokous kestää kello seitsemään”, ja pidät aikarajasta kiinni. Jos vetäjä ei tajua tätä tehdä, niin ehdota sinä sitä. Ainakin omalta osaltasi voit aina kertoa, kauanko ehdit olla paikalla. Näin muutkin oppivat, että sinun aikasi on arvokasta.

Keskity. Aktiivisuus ei ole sama asia kuin tehokas ja tuloksellinen toiminta. Vanha fraasi vähemmän on enemmän on ajankäytössä viisasta edelleen. Älä haali tehtäviä vaan keskity niihin, joissa juuri sinä olet hyvä. Useimmiten olet parhaimmillasi muutamassa taidossa. Superkykyjäsi käyttämällä panoksesi per aikayksikkö on suurin.